Wohnungsuebergabe. Schadensmeldung. Geraetepruefdatum. Drei Aufgaben, die jeder Hausmeisterdienst taeglich managt – und die bis vor einem Jahr bei Rosenhammer GmbH komplett auf Papier, per E-Mail und in Excel-Tabellen lagen.
Heute laufen alle drei vollstaendig digital: Uebergabeprotokolle werden per Tablet-App ausgefuellt und automatisch archiviert. Schaeden werden fotografiert und direkt als Ticket ins System eingespielt. Wartungsfristen werden automatisch ueberwacht.
Was das kostet, was es bringt, und warum es schneller ging als gedacht.
Das Problem: Papier und Excel als Backbone
Vor der Digitalisierung lief es so: Bei jeder Wohnungsuebergabe fuellte ein Mitarbeiter ein mehrseitiges Papierformular aus. Fotos wurden auf dem Handy gemacht und spaeter per WhatsApp an die Verwaltung gesendet. Das Protokoll wurde dann von einer Burokraft abgetippt – ein Prozess, der pro Uebergabe rund 45 Minuten kostete.
Schadensmeldungen kamen per E-Mail, Anruf oder Zettel. Jemand musste sie konsolidieren, dem richtigen Techniker zuweisen, den Status tracken. Oft fiel das durch den Rost.
Wartungsfristen? Eine Excel-Tabelle mit Datum, manuell gepflegt. Vergessene Prueftermine und damit verbundene Nacharbeit kosteten das Team etwa 2 Arbeitstage pro Quartal.
Die Loesung: 14 digitale Module
Das System wurde in drei Phasen aufgebaut. Die erste Phase deckte das Kerngeschaeft ab – Gebaeudeverwaltung, Protokolle, Schadensmeldungen. Erst wenn das stabil lief, kamen Erweiterungen dazu.
Was hat es gekostet?
Das Gesamtprojekt im ersten Jahr:
- Entwicklung und Konfiguration (14 Module, Infrastruktur): 23.040 EUR
- Setup (10 Gebaeude, 40 Geraete): 5.400 EUR
- Mitarbeiter-Schulung: 1.600 EUR
- Gesamt Jahr 1: ca. 30.000 EUR
Ab Jahr 2: Hosting und Wartung 99 EUR/Monat, plus 50 EUR pro Gebaeude = 599 EUR/Monat (7.188 EUR/Jahr).
ROI-Rechnung: Die Einsparung durch reduzierte Manualarbeit betraegt ca. 35.000 EUR jaehrlich (Personalkosten). Abzueglich der laufenden Kosten von 7.188 EUR im zweiten Jahr ergibt sich ein Netto-Vorteil von ca. 27.800 EUR pro Jahr. Amortisationszeit: ca. 13 Monate.
Was war die groesste Herausforderung?
Nicht die Technik. Die Techniker. Zwei der fuenf Aussenmitarbeiter lehnten die App anfangs ab – sie wollten ihr bewaeahrtes Papierformular behalten. Das Onboarding brauchte Geduld: erst zeigen, dann gemeinsam testen, dann begleiten.
Nach sechs Wochen nutzten alle fuenf die App. Der entscheidende Moment: Als einer der skeptischen Mitarbeiter eine Reklamation wegen eines Protokollfehlers abwehren konnte, weil das Foto-Archiv den Zustand bei Einzug belegte. Ab da war die App sein bestes Werkzeug.
Uebertraeqt sich das auf andere Branchen?
Ja. Das Grundmuster – Feldmitarbeiter dokumentieren vor Ort, Backend-System verarbeitet und eskaliert – funktioniert ueberall dort, wo Aussendienstmitarbeiter regelmaessige Checks, Protokolle oder Abnahmen durchfuehren. Handwerk, Facility Management, technischer Service.
Das Schluesselelement ist nicht das System, sondern die Frage: Welche Informationen entstehen heute auf Papier oder in Koepfen, und muessen spaeter abgetippt werden? Dort ist das Einsparpotenzial am groessten.
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